Cara menggunakan gabungan surat untuk membuat label surat di Word

Artikel ini menjelaskan cara menggunakan fitur gabungan surat pada Microsoft Word untuk membuat label. Gabungan surat mencakup penggabungan dokumen utama dengan sumber data.

Dokumen utama berisi teks dan item lainnya yang tetap sama di tiap label. Sumber data berisi informasi yang berubah di tiap label, seperti nama dan alamat dari tiap penerima.

Kolom gabungan yang Anda masukkan ke dokumen utama memerintahkan Word di mana harus mencetak informasi dari sumber data. Ketika Anda mengoperasikan gabungan surat, Word mengganti kolom gabungan di dokumen utama dengan informasi dari sumber data. Setiap baris (atau catatan) pada sumber data menghasilkan label individu.

Prosedur berikut menunjukkan bagaimana cara mengoperasikan gabungan surat untuk membuat label.

Langkah 1: Buat dokumen label surat

Mulai dokumen baru untuk membuat label baru, atau buka dokumen yang ada yang Anda gunakan sebelumnya untuk menggabungkan label.

1. Buka dokumen di Word, dan kemudian mulai gabungan surat. Untuk memulai gabungan surat, ikuti langkah berikut, yang sesuai untuk versi Word yang sedang Anda operasikan:
   • Microsoft Word 2002
     
     Pada alat menu, klik huruf dan surat, dan kemudian klik Penggabungan E-mail Wizard.
   • Microsoft Office Word 2003
     
     Pada alat menu, klik huruf dan surat, dan kemudian klik Mail Merge.
   • Microsoft Office Word 2007 atau versi yang lebih baru Word
     
     Pada tab Surat , klik mulai gabungan surat, dan kemudian klik penuntun gabungan surat langkah demi langkah.
2. Di bawah Pilih jenis dokumen, klik label, dan kemudian klik berikutnya: mulai dokumen.
   
    
3. Dalam Pilih dokumen awal, klik Ubah layout dokumen atau mulai dari dokumen yang ada.
   
   Dengan opsi Ubah layout dokumen , Anda dapat menggunakan salah satu template gabungan-surat untuk mengatur opsi label Anda untuk membuat dokumen label baru. Ketika Anda mengklik Opsi Label atau berikutnya: pilih Penerima, muncul kotak dialog Opsi Label . Pilih jenis printer, jenis produk label, dan nomor produk. Jika Anda menggunakan label kustom, klik rincian, dan kemudian ketik ukuran label. Klik OK setelah menyelesaikan.
   
   Dengan pilihan mulai dari dokumen yang ada , Anda dapat membuka dokumen gabungan surat yang ada dan menggunakannya sebagai dokumen utama Anda.
4. Klik berikutnya: pilih Penerima.

Langkah 2: Pilih sumber data

Sumber data berisi informasi yang berbeda-beda di tiap label, seperti alamat tujuan. Anda dapat membuka sumber data yang sudah ada yang dibuat di Word, atau Anda dapat membuat sumber data baru dan mengisi informasi alamat.

Catatan Selain itu, Anda dapat menggunakan sumber data yang dibuat di program lain, seperti Microsoft Excel atau Microsoft Access, atau Anda dapat menggunakan buku alamat pribadi yang dibuat di Microsoft Exchange Server atau Microsoft Schedule+, atau Anda dapat menggunakan berkas teks ASCII atau berkas berpembatas lainnya.

1. Di bawah judul Pilih Penerima di jendela tugas gabungan surat , pilih opsi sumber data yang sesuai.
   
   Opsi tersebut adalah Gunakan daftar yang sudah ada, pilih dari kontak Outlook, atau ketik daftar baru.
2. Gunakan metode yang sesuai untuk jenis sumber data yang ingin Anda gunakan untuk menyelesaikan langkah pilih Penerima.
   Metode 1: Membuka sumber data yang ada
   
   Untuk membuka sumber data yang sudah ada, ikuti langkah berikut:
   1. Di jendela tugas gabungan surat , klik Gunakan daftar yang sudah ada, dan kemudian klik Browse di bawah judul Gunakan daftar yang sudah ada .
      
      Pilih Sumber Data kotak dialog muncul.
   2. Dalam daftar file di kotak dialog Pilih Sumber Data , pilih sumber data yang ingin Anda gunakan, dan kemudian klik Buka.
      
      Catatan:Jika sumber data yang Anda inginkan tidak ada di daftar berkas, klik sesuai drive dan map, dan pilih opsi yang sesuai dalam kotak daftar berkas jenis ..
      
      Jika sumber data yang Anda inginkan tidak ada di daftar berkas, klik sesuai drive dan map, dan pilih opsi yang sesuai dalam kotak daftar berkas jenis .
      
      Word menampilkan kotak dialog Penerima gabungan surat Anda untuk mengedit data Anda lagi. Setelah Anda selesai mengedit perubahan, klik OK.
      
      Label yang ditampilkan.
   3. Klik berikutnya: Atur label Anda.
   4. Lanjutkan ke bagian nanti dalam artikel ini.
   Metode 2: Gunakan Outlook kontak
   1. Di jendela tugas gabungan surat , klik Pilih dari kontak Outlook, dan kemudian klik Pilih Folder Kontak di bawah judul Pilih dari Folder Kontak Outlook .
      
      Kotak dialog untuk memilih kontak muncul, dengan map kontak yang tersedia. Pilih folder yang benar, dan kemudian klik OK.
      
      Nama-nama yang muncul di kotak dialog Penerima gabungan surat . Klik OK.
   2. Klik berikutnya: Atur label Anda.
   3. Lanjutkan ke  bagian nanti dalam artikel ini.
   Metode 3: Membuat sumber data baru
   1. Klik tipe daftar baru di bawah judul Pilih Penerima .
   2. Klik Buat untuk menampilkan kotak dialog Daftar alamat baru . Kotak dialog berisi daftar nama kolom yang sering digunakan dalam surat formulir, label surat, dan amplop.
      
      Catatan: Untuk mengkustomisasi kolom Anda pada kotak dialog ini, klik Sesuaikan atau Customize kolom. Anda dapat mengubah nama kolom dan menghapus kolom yang Anda tidak perlu. Untuk menambahkan nama field, klik Tambahkan, ketik nama field, dan kemudian klik OK. Setelah Anda selesai kustomisasi, klik OK. Setelah Anda selesai mengetik data Anda, klik Ok atau Tutup untuk menutup kotak dialog Daftar alamat baru .
      
      Daftar alamat Simpan kotak dialog muncul.
   3. Pilih lokasi, nama file, dan kemudian klik Simpan.
      
      Word menampilkan kotak dialog Mail Merge Penerima untuk mengedit data Anda lagi. Setelah Anda selesai mengedit perubahan, klik OK.
   4. Dalam penuntun gabungan surat, klik berikutnya: Atur label Anda.
   5. Lanjutkan ke Langkah 3: mengedit dokumen label bagian.

Langkah 3: Mengedit dokumen label

1. Di jendela tugas gabungan surat , memverifikasi bahwa langkah Atur label Anda ditampilkan. Dalam langkah ini, Anda dapat mengatur label Anda.
2. Word menampilkan item yang dapat Anda gunakan untuk meletakkan label Anda, seperti alamat blok. Setelah mengklik di label mana yang ingin Anda masukkan, klik untuk memilih item untuk menampilkan ada.
   
   Catatan: Gunakan opsi lebih banyak item untuk menambahkan kolom khusus. Fitur ini berguna jika ada kesulitan dalam meletakkan blok data, seperti alamat pada label. Masukkan menggabungkan bidang memungkinkan Anda memilih sebuah field di blok secara terpisah, seperti nama pertama, Address1, atau kota, sehingga Anda dapat memasukkan bidang mana saja Anda suka pada label.
   
   Catatan: Sebelum mengklik item, klik label di mana Anda ingin memasukkan kolom gabungan yang mewakili mana Word akan mencetak informasi dari sumber data. Pastikan Anda mengetik spasi atau tanda baca yang Anda inginkan antara dua kolom gabungan atau setelah kolom gabungan, jika diperlukan.
3. Bekerja dengan dialog yang muncul setelah mengklik setiap item. Sebagai contoh, Masukkan alamat blok dialog muncul jika Anda memilih blok alamat.
4. Klik Bidang matematika untuk memverifikasi jika semua kolom data dalam dokumen yang cocok dengan bidang dalam daftar sumber. Anda dapat secara manual menyesuaikan bidang dengan memilih bidang yang benar dari daftar dropdown. Klik Ok setelah setiap bidang disesuaikan seperti yang diharapkan.
5. Pastikan desain diinginkan label yang ditampilkan di jendela pratinjau , lalu klik OK pada dialog Masukkan alamat blok untuk menutupnya.
6. Setelah Anda selesai menyiapkan satu label, klik Perbarui Semua label untuk meniru semua label.
7. Klik berikutnya: Pratinjau label Anda untuk mempratinjau data gabungan Anda. Jika Anda merasa re-layout diperlukan di preview, Anda dapat kembali ke langkah Anda Atur label Anda dengan mengklik sebelumnya: Atur label Anda.

Langkah 4: Lakukan penggabungan

1. Di jendela tugas gabungan surat , memverifikasi bahwa langkah menyelesaikan penggabungan ditampilkan. Dalam langkah ini, Anda dapat menggabungkan ke printer atau di layar.
   
   Menggabungkan langsung ke printer, klik cetak. Kotak dialog Gabung ke printer muncul, sehingga Anda dapat memilih catatan mana untuk menggabungkan. Klik OK. Kotak dialog cetak muncul, sehingga Anda dapat memilih printer Anda dan mencetak label.
   
   Untuk bergabung di layar, klik Edit label individu. Kotak dialog Gabung ke dokumen baru muncul, sehingga Anda dapat memilih catatan mana untuk menggabungkan. Klik OK untuk menggabungkan label. Anda dapat melihat label sebelum Anda mencetaknya.
2. Setelah dokumen yang digabung muncul di layar, Anda dapat menyimpannya sebagai dokumen yang terpisah, Anda dapat mencetak dokumen yang digabung dengan mengklik mencetak pada File menu, atau Anda dapat melakukan keduanya.